가상 데이터룸 기술은 모든 비즈니스 거래에서 불가피한 요소입니다. 모든 규모의 기업이 데이터룸을 기업 리포지토리 공간, 커뮤니케이션 플랫폼, 전략적 결정을 위한 도구로 사용합니다.
엄선된 전자 데이터룸은 매우 높은 수준의 보안, 기능 및 다용성을 제공합니다. 이제 거래 결정자에게는 정교한 도구와 미리 설계된 워크플로우를 활용하여 모든 거래를 더욱 빠르게 처리할 수 있는 무제한의 옵션이 있습니다.
결과적으로 가상 데이터룸의 편의성과 가용성이 높아짐에 따라 모든 산업 분야에서 물리적 데이터룸의 개념은 거의 쓸모없게 되었습니다.
가상 데이터룸이란 고위험 거래를 위해 클라우드 스토리지와 다양한 도구를 결합한 온라인 플랫폼입니다. 디지털 데이터룸은 원격 기업 리포지토리로 작동하기 때문에 대용량 문서를 포함하는 프로세스에 특히 유용할 수 있습니다.
또한 온라인 가상 데이터룸은 일상적인 운영, 이사회 관리 및 여러 당사자의 동시 기여가 필요한 모든 프로젝트를 위한 공동 작업 플랫폼으로도 사용할 수 있습니다. 가상 데이터룸 애플리케이션의 가장 일반적인 예로는 M&A, 기업 실사, 포트폴리오 관리, 자본 조달을 들 수 있습니다.
저희의 조사에 따르면, 데이터룸은 여러 부문의 소규모, 중간 규모, 대규모 기업에 많은 것을 제공할 수 있습니다. 그러나 최근 입수한 자료에 따르면 가상 데이터룸 소프트웨어에 가장 많이 의존하는 몇 가지 산업이 있습니다.
아래에 주요 가상 데이터룸 사용 사례를 인기순으로 나열하였습니다.
인수합병(M&A)은 소규모 기업에서 대기업에 이르기까지 모든 기업의 성장과 발전에 매우 중요합니다. 또한 기술 스타트업과 같은 많은 산업은 목표 철수 전략 또는 중요한 이정표로 오로지 매각에 의존합니다.
모든 M&A 거래의 가장 큰 도전 과제는 철저한 실사입니다. 거래 참여자는 비교적 촉박한 시간 내에 엄청난 양의 문서를 검토해야 합니다.
가상 데이터룸은 몇 초 만에 필요한 파일에 액세스할 수 있는 민첩하고 기술이 잘 갖춰진 환경을 조성하는 것을 도와 주요 결정을 더 빨리 내릴 수 있도록 합니다. 부티크 로펌과 기업 모두 최신 데이터룸 솔루션이 제공하는 보편적인 접근성과 자동화된 솔루션의 혜택을 누릴 수 있습니다.
유명 펀드와 사모펀드 회사는 일반적으로 많은 기밀 데이터를 처리하므로 강력한 보안과 내부 투명성이 필요합니다. 가상 데이터룸은 사용자 데이터를 보호하고 다양한 분석 정보에 대한 액세스 권한을 부여하며 자본 조달에서 투자 자문에 이르는 모든 프로세스를 위한 수많은 도구를 제공합니다.
변호사와 법률 회사는 업무의 합법성을 보장하기 위해 엄격한 규정을 준수해야 합니다. 그리고 동시에 신경 써야 할 민감한 문서와 개인 정보가 많습니다.
따라서 법률 부문은 암호화, 액세스 제어, 원격 검색과 같은 가상 데이터룸의 업계를 선도하는 기능의 이득을 가장 먼저 보는 부문 중 하나입니다.
투자 은행은 자문 기반으로 운영되는 금융 기관으로서 단순 커뮤니케이션 기능과 고위험 데이터 스토리지가 결합된 소프트웨어 솔루션이 필요합니다. 투자자 은행가는 데이터룸을 사용하여 정보를 수집하고 실사를 수행하며 잠재적 구매자에게 목표를 제시하고 거래 후 통합을 지원합니다.
데이터룸은 고급 보안 기능을 제공하는 것 외에도 투자 은행이 직원 책임을 개선하고 보고를 간소화하여 운영을 체계적으로 유지할 수 있도록 합니다.
의료 산업은 환자 정보, 연구 결과 등 대량의 기밀 데이터를 다루는 또 다른 분야입니다. 그러한 데이터를 보호하지 못할 경우 경쟁 업체 스파이 행위 또는 전면적인 소송을 초래할 수 있습니다.
데이터룸은 민감한 파일을 보호하는 데도 도움이 되지만 라이선스와 같이 복잡하고 시간이 많이 소요되는 절차를 탐색하는 데도 도움이 됩니다. 그리고 기업은 필요한 모든 문서를 하나의 중앙 집중식 공간에 저장함으로써 필요한 라이선스를 훨씬 더 빨리 얻을 수 있습니다.
부동산 기업은 포트폴리오 관리, 잠재적 투자자와의 커뮤니케이션, 장기 프로젝트 모니터링을 위해 가상 데이터룸을 사용합니다. 기업은 데이터룸 도구를 사용하여 부동산 거래에 정보에 입각한 접근 방식을 취하고 문서 관리를 단순화할 수 있습니다.
그리고 데이터룸의 리포지토리 능력은 과거의 모든 개발 및 금융 거래, 기록을 쉽게 탐색할 수 있도록 하여 고위험 거래 중에 문서의 위치 찾기가 훨씬 더 수월해 집니다.
투자자는 가상 데이터룸을 전략 플랫폼으로 사용하여 기회를 비교하고 필요한 문서를 요청하며 실사를 수행합니다. 그리고 이후 성공적인 거래를 데이터룸의 포트폴리오 섹션으로 이전할 수 있습니다.
동시에 스타트업은 가상 데이터룸 솔루션을 적용하여 회사를 홍보하고 기업 개발을 조직하며 인수, 합병 또는 기타 주요 전환을 준비할 수 있습니다.
조직은 기업 공개를 신청할 때 대량의 문서를 수집해야 합니다. 그리고 그러한 파일 중 대부분은 극비로 더 높게 보안되어야 합니다. 게다가 IPO 프로세스에는 종종 제3자 컨설팅이 필요하므로 데이터룸의 공동 작업 기능은 필수적입니다.
필적할 수 없는 수준의 기밀 문서 보안
간단한 문서 정리 및 배포
투명한 워크플로우와 강화된 책임성을 동반한 중앙 집중식 작업 공간
기존 데이터룸 대비 높은 비용 효율성
원격 공동 작업 및 의사 결정을 위한 기능적 솔루션
실사에서 통합까지 신속한 거래 프로세스
데이터룸 투자로 신뢰할 수 있고 미래 지향적인 이미지 확보 가능
다양한 데이터 및 사용자 접근성
모든 종류의 프로젝트에 무한한 기회 제공
데이터룸은 일반적으로 추가 하드웨어나 플러그인을 필요로 하지 않음
해당 제공업체의 전문성과 자문을 활용할 수 있는 옵션
내장된 채팅, Q&A, 영상 통화 기능 등으로 커뮤니케이션 개선
데이터 보안은 모든 현대 기업의 주요 관심사입니다. 끊임없이 업데이트되는 강력한 보호에 대한 요구 사항은 기업이 가상 데이터룸의 기밀 데이터를 신뢰하도록 합니다. 고급 데이터룸 소프트웨어는 여러 수준에서 사용자의 파일이 손상되지 않도록 보장합니다.
평판이 좋은 데이터룸 제공업체는 제품이 업계 전용 보안 표준을 준수하도록 합니다. 제공업체가 보안을 중요하게 생각하는지를 알아보는 가장 좋은 방법은 ISO 27001, HIPAA, SOC 2 같은 인증을 확인하는 것입니다.
데이터 보호는 데이터에 액세스할 수 있는 사람과 데이터와 상호 작용할 수 있는 권한을 부여 받는 방법을 제어하여 데이터 보호 수준을 한 단계 끌어올릴 수 있습니다. 사용자의 역할에 기반한 특정 권한 할당을 통해 가상 데이터룸 내부의 파일 공유를 보호할 수 있습니다.
이 분류의 보안 조치는 민감한 데이터를 보호하고 모든 상호 작용을 모니터링하며 내부 유출 위험을 방지하는 데 도움이 됩니다.
관리자는 특정 사용자만 기밀 데이터에 액세스할 수 있도록 하는 것 외에도 보호 계층을 더 추가할 수 있습니다. 문서 보안의 몇 가지 예로 읽기 전용 권한, NDA 팝업, 상세 활동 추적을 들 수 있습니다.
가상 데이터룸은 파일 보호 외에도 모든 종류의 커뮤니케이션에 대해 보안 환경을 조성하여 안전한 정보 교환을 가능케 합니다. 예를 들어 사용자는 그룹을 구성하고 비공개로 특정 문제에 대해 토론하는 동안 모든 상호 작용이 암호화되도록 선택할 수 있습니다.
신뢰할 수 있는 데이터룸은 사용자가 확신을 가지고 민감한 문서를 저장하고 관리할 수 있는 보안 플랫폼입니다. 필요한 보안 기능과 규정 준수 수준을 제공하는 제공업체를 선택하는 것이 가장 중요합니다.
가상 데이터룸은 사용자에게 무한한 능력을 제공합니다. 그러나 가장 가치 있는 몇 가지 주요 기능은 아래와 같습니다.
가상 데이터룸은 사용자가 어떤 장치 또는 위치에서나 쉽게 문서에 액세스할 수 있도록 합니다. 디지털 공간에는 물리적 복사본을 저장할 필요가 없으므로 기존 아카이브를 유지하는 데 드는 비용과 노력이 줄어듭니다. 다음은 사용자의 문서 관리 경험을 향상시키는 추가 기능입니다.
잘 설계된 데이터룸은 모든 사용자가 검색할 수 있는 데이터 종류와 수행할 수 있는 작업을 결정하는 여러 가지 액세스 수준을 제공합니다. 사용자 관리를 지원하는 기타 기능은 다음과 같습니다.
가상 데이터룸 사용자의 기술적 배경은 매우 다양하므로 가상 데이터룸 소프트웨어는 누구나 효율적으로 사용할 수 있을 만큼 간단해야 합니다. 고급 사용성의 두 가지 주요 측면은 직관적인 인터페이스와 Windows, Linux, macOS를 비롯한 모든 운영 체제와의 호환성을 포함하는 다양한 배포입니다.
다음은 사용자 경험을 향상시키는 기타 기능입니다.
활동 추적 및 보고 기능은 특정 문서와 상호 작용한 정확한 사용자 수를 조사하고 해당 사용자의 참여를 평가하며 필요한 경우 워크플로우를 리디렉션할 수 있게 해줍니다. 다음과 같은 보고 기능은 거래 결정자에게 가장 큰 도움이 됩니다.
가상 데이터룸은 여러 수준의 효과적인 원격 커뮤니케이션을 가능케 합니다. 사용자는 적절한 기술을 사용하여 채팅, 전화, 이메일 등으로 비즈니스에 대해 논의할 수 있습니다. 다음은 데이터룸 커뮤니케이션을 향상시키는 일반적인 기능입니다.
효과적인 고객 지원팀은 성공적인 데이터룸 경험에 중요한 영향을 미칩니다. 지원 품질을 평가하는 가장 좋은 방법은 무료 데모를 요청하거나 체험 기간에 등록하여 다음과 같은 기능을 확인하는 것입니다.
위에 나열한 모든 도구의 조합은 생산적인 가상 데이터룸 경험을 위한 견고한 기반을 만들 것입니다.
적절한 제공업체를 선택했다면 이제 다음 거래에 사용하기 위해 가상 데이터룸을 설정해야 합니다. 아래의 3단계에 따라 가상 데이터룸을 설정할 수 있습니다.
모든 잠재적 사용자를 나열한 뒤 회사에서의 역할이나 프로젝트 기여도에 따라 그룹으로 나누면 사용자 초대 프로세스가 상당히 빨라집니다.
권한을 할당할 때 보안과 편의성을 조합하는 것이 중요합니다. 즉, 프로젝트에서 사용자가 갖는 책임에 따라 액세스 조건을 설정하세요.
마지막 단계는 가상 데이터룸을 콘텐츠로 채우는 것입니다. 먼저 폴더 구조를 잡은 뒤 문서를 대량으로 전송하는 것이 가장 쉬운 방법입니다.
최고의 가상 데이터룸을 선택하는 것은 꽤 어려운 일일 수 있습니다. 특히 업계의 경력이 없고 전에 가상 데이터룸을 다뤄본 적이 없는 경우에는 더욱 그렇습니다.
시장에는 많은 VDR 제공업체가 있으며 모두 각각 특정 장단점을 가지고 있습니다.
그러면 어떻게 필요에 가장 적합한 데이터룸을 선택할 수 있을까요? 당연히 비즈니스 필요 사항에 따라 선택해야 합니다.
첫 번째로 가지고 있는 목표와 얻고자 하는 결과를 정하세요.
두 번째로 전문 지식, 가격 모델, 보안 조치, 저장 용량 등과 같은 기준을 고려하여 웹에서 가상 데이터룸을 비교하세요.
위의 데이터룸 비교표를 이용하면 조사 시간을 크게 절약할 수 있습니다. 비교표에는 업계 리더인 상위 10개 제공업체가 이미 포함되어 있습니다. 각 제공업체의 평점, 리뷰, 댓글에 의존해 가장 적합한 제공업체를 결정하세요.
물론 여전히 직접 가상 데이터룸을 비교해 볼 수도 있습니다.
이 대안을 선택할 경우 염두에 두어야 할 사항은 무엇일까요? 더 큰 그림을 보려면 가상 데이터룸을 검토할 때 다음과 같은 기준에 주의를 기울이는 것이 좋습니다.
이제 각 기준에 대해 더 자세히 설명하고 예를 들어 세 가지 최고의 가상 데이터룸, Ideals, Citrix, Datasite를 비교해 보겠습니다.
일반적으로 신뢰할 수 있는 VDR 제공업체는 고객의 호평을 받습니다.
따라서 최고의 가상 데이터룸을 찾는 경우 해당 제공업체가 고객으로부터 어떤 피드백을 받는지 검색해 보세요.
이 때 Capterra, G2 같은 인기 리뷰어 플랫폼을 이용할 수 있습니다. 전체적인 평점, 리뷰 수, 피드백이 긍정적인지 아니면 부정적인지 등을 살펴보세요.
저희가 검토한 제공업체와 관련하여 저희는 다음과 같은 사실을 알게 되었습니다.
VDR 소프트웨어의 사용자 인터페이스는 생각보다 중요합니다.
기술적 배경에 상관없이 가상 데이터룸을 쉽게 탐색할 수 있어야 합니다. 디자인에만 국한되는 것이 아니라, 모든 정보가 표시되는 방식, 모든 폴더가 정리되는 방식, 자동 정리 옵션 유무도 중요합니다.
아래에서 Ideals, Citrix, Datasite의 사용성에 대한 사용자 평가를 확인하세요.
가상 데이터룸을 사용하는 첫 번째 목표는 아마도 여러 당사자와 기밀 파일을 공유하기 위함일 것입니다.
각 가상 데이터룸 사용자가 갖고 있는 권한을 제어할 수 있는 기능이 분명 중요할 것입니다.
최고의 데이터룸은 다중 인증, 세분화된 사용자 권한 등과 같은 기본 기능을 제공합니다.
민감한 문서의 안전은 VDR 제공업체에서 얻게 될 것이라 기대하는 첫 번째 기능입니다.
모든 가상 데이터룸 회사는 다양한 기능을 통해 문서 보안을 보장합니다. 가장 일반적인 기능으로는 동적 워터마킹, 교정 등을 들 수 있습니다.
저희는 상위 3개 VDR 제공업체가 제공하는 기능에 대해 철저히 조사했습니다.
대량 데이터 업로드 시 모든 사용자가 그러한 모든 파일을 쉽게 탐색하고 관리할 수 있어야 합니다.
데이터 관리 기능과 관련하여 어떻게 가상 데이터룸을 비교해야 할까요? 당연히 비즈니스 규모에 따라 제공업체에 기대하는 기능의 규모가 다를 것입니다. 예를 들어 스타트업의 경우 갖고 있는 문서 양이 대기업의 문서 양보다 상당히 적으므로 수많은 데이터 관리 도구가 필요하지 않습니다.
저희는 Ideals, Citrix, Datasite가 고객이 데이터룸에 업로드한 문서를 관리할 수 있도록 제공하는 기능을 철저히 조사해 보았습니다.
프로젝트 중 가상 데이터룸의 모든 활동을 추적할 수 있는 기능은 가상 데이터룸의 효율성을 크게 높입니다.
제공업체가 제공하는 분석 및 보고 기능을 확인하고 해당 서비스가 비즈니스 요구 사항에 어떻게 부합하는지에 따라 결정을 내리세요.
결정하기 어려울 때는 각 가상 데이터룸 제공업체를 다른 업체들 사이에서 돋보이게 만드는 요소에 주의를 기울이세요. 일반적으로 모든 VDR 소프트웨어에는 다른 제공업체가 제공하지 않는 고유 기능이 있습니다.
철저한 가상 데이터룸 비교 후 저희가 Ideals, Citrix, Datasite에 대해 알아낸 사실은 다음과 같습니다.
최고의 가상 데이터룸을 찾을 때는 특정 소프트웨어가 제공하는 고객 지원의 품질을 고려하는 것도 중요합니다.
제공되는 연락 방법, 응답 속도, 팀의 지식 수준에 주의를 기울이세요.
당연히 가격은 결정에 영향을 줄 수 있는 핵심 요소 중 하나입니다.
최신 가상 데이터룸 제공업체의 가격 책정 모델은 서로 꽤 다르기 때문에 필요 사항에 중점을 두고 품질 대비 가격이 적당한지 확인해야 합니다.
위에서 Ideals, Citrix, Datasite를 자세히 비교해 본 결과, 각 제공업체마다 장단점이 있음을 알 수 있습니다.
가상 데이터룸을 선택할 때는 주로 비즈니스 필요 사항에 초점을 맞추고 저희가 이 세 제공업체를 비교할 때 살펴본 요소에 주의를 기울이시기 바랍니다.
1. Ideals Virtual Data Room |
다양한 업계와 규모의 기업 요구를 충족시킬 수 있는 신속한 VDR 서비스 |
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2. Citrix Sharefile |
다단계 보안 시스템, 안정적이고 직관적인 서비스 |
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3. Datasite |
대기업 중점, 매우 직관적인 인터페이스 제공 |
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4. Intralinks Dealspace |
방대한 양의 정보를 신속하게 처리 |
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5. SmartRoom |
실용적이고 기능적인 데이터 룸 솔루션 |
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6. Brainloop Secure Data Room |
주요 초점: 안전한 정보 교환을 위한 환경 제공 |
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7. BlackBerry Workspaces |
다양한 콘텐츠 관리 시스템을 통한 파일 공유 기능 및 모바일 친화적인 콘텐츠 |
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8. Box Virtual Data Room |
완전한 사용자 정의, 쉬운 설치, 액세스 만료 및 자세한 추적 가능성 |
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